Compliance & Nutzungsmodelle

Diese Compliance-Erklärung legt unser Geschäftsmodell gegenüber Behörden, Finanzinstituten und Geschäftspartnern offen. Sie beschreibt die Standards, nach denen wir unsere Gewerbeflächen am Standort Schönefeld vermieten und nutzen lassen.

„Mieter“ bezeichnet in dieser Erklärung Unternehmen und Personen jeden Geschlechts, die bei uns Flächen oder Leistungen mieten.

1. Unsere Grundsätze

Die WestX GmbH vermietet Geschäftsadressen und Arbeitsplätze an Gründerinnen und Gründer, Selbstständige, kleine Unternehmen und Holdings – auf realen, baurechtlich abgenommenen Gewerbeflächen.

Wer unsere Anschrift als Geschäftsanschrift nutzt, muss seine Privatanschrift nicht als Geschäftsanschrift im Handelsregister oder auf Geschäftspapieren angeben; bei GmbH, UG und Holding gilt das auch für das Impressum. Wohnort und Geburtsdatum von Geschäftsführern und Gesellschaftern bleiben im Handelsregister bzw. in der Gesellschafterliste weiterhin sichtbar.

Uns ist wichtig, dass unsere Flächen entsprechend ihrer tatsächlichen Nutzung zutreffend eingeordnet und nicht über ihren realen Zweck hinaus dargestellt werden. Welche steuer- und gewerberechtliche Einordnung im Einzelfall zutrifft, hängt von der tatsächlichen Nutzung durch den jeweiligen Mieter ab (siehe Abschnitt 3).

2. Physische Infrastruktur (Substanz)

• Reale Flächen: baurechtlich abgenommene Gewerbeflächen, ausgestattet für den Geschäftsbetrieb – mit Schreibtischen, IT-Infrastruktur und Besprechungsmöglichkeiten.
• Zugang rund um die Uhr: Mieter haben an 365 Tagen im Jahr rund um die Uhr Zugang zu den gemieteten Flächen und zu ihrem persönlichen Postfach – im Rahmen der betrieblichen Verfügbarkeit.
• Persönliche Postfächer: Jedem Unternehmen ist ein physisches Postfach fest zugeordnet. Auf Grundlage der schriftlichen Postvollmacht des Mieters, die ausdrücklich auch Zustellungen umfasst (§ 171 ZPO), nehmen wir Briefpost einschließlich quittierungspflichtiger Sendungen (außer Sendungen mit Ident-Check, die nur der Mieter persönlich erhält), förmliche Zustellungen mit Postzustellungsurkunde, Einschreiben mit Rückschein sowie Pakete in üblichen Größen an und benachrichtigen den Mieter per E-⁠Mail über den Eingang. Die Post bleibt im Postfach des Mieters, bis sie abgeholt wird; was nicht hineinpasst, wird kostenfrei und gesichert eingelagert. Abholen dürfen der Mieter und – während der Bürozeiten – Personen, denen er eine formlose schriftliche Vollmacht erteilt hat; sie weisen sich mit der Vollmacht und ihrem Ausweis aus.
• Fester Arbeitsplatz auf Wunsch: exklusiv zugewiesene, dauerhaft nutzbare Arbeitsplätze für Mieter, die ihre Geschäftstätigkeit vor Ort ausüben.

3. Zwei Nutzungsvarianten

Unsere Flächen werden für zwei klar unterscheidbare Zwecke genutzt. Die zutreffende steuer- und gewerberechtliche Einordnung richtet sich ausschließlich nach der tatsächlichen Nutzung durch den Mieter – nicht nach dem Leistungsumfang, den die WestX GmbH bereitstellt.

Variante A – Geschäfts- und ladungsfähige Anschrift

Für Mieter, die ihre unternehmerische Tätigkeit an einem anderen Ort ausüben, etwa im Homeoffice, und eine ladungsfähige, repräsentative Geschäftsanschrift benötigen. Betriebsstätte und Ort der Geschäftsleitung bleiben in diesem Fall am tatsächlichen Tätigkeitsort des Mieters; die Anschrift in Schönefeld dient als Geschäfts- und Zustellanschrift. Bei Gesellschaften, deren Gesellschaftsvertrag Schönefeld als Sitz bestimmt, ist sie zugleich die Anschrift am Sitz (§ 11 AO) – den Sitz selbst begründet nicht die Anmietung, sondern der Gesellschaftsvertrag.

Variante B – Betriebsstätte bzw. Ort der Geschäftsleitung (§§ 12, 10 AO)

Für Mieter, die ihre Tätigkeit tatsächlich an diesem Standort ausüben. Eine Betriebsstätte im Sinne des § 12 AO setzt voraus, dass der Mieter über eine ihm zugewiesene Fläche nicht nur vorübergehend verfügen kann und dort tatsächlich unternehmerisch tätig ist. Der Ort der Geschäftsleitung im Sinne des § 10 AO liegt dort, wo die für die Gesellschaft wesentlichen Entscheidungen tatsächlich getroffen werden. Beides liegt in der Verantwortung des Mieters. Die bloße Anmietung einer Fläche begründet für sich genommen keine Betriebsstätte.

4. Rolle der WestX GmbH

Die WestX GmbH ist Vermieterin realer Gewerbeflächen; Bürodienstleistungen erbringen wir nur im unten beschriebenen Umfang. Jeder Mieter handelt eigenständig.

• Kein Telefonservice: Wir nehmen keine Anrufe im Namen von Mietern entgegen.
• Scan-Service und Weiterleitung nur auf Wunsch: Eingehende Post wird am Standort im zugeordneten Postfach bereitgestellt; ohne Auftrag des Mieters öffnen wir sie nicht. Auf Wunsch öffnen und scannen wir Briefsendungen und übermitteln die Scans verschlüsselt (TLS) per E-⁠Mail an die Adresse aus der Postvollmacht (Scan-Service, beauftragt in der Postvollmacht und mit einer gesonderten Datenschutzvereinbarung nach Art. 28 DSGVO); auch eine Weiterleitung der Post ist auf Wunsch möglich. Für die Bearbeitung seiner Post und die Wahrung von Fristen bleibt der Mieter selbst verantwortlich.
• Post nach Vertragsende: Einfache Briefe und Pakete, die nach Vertragsende noch für einen ehemaligen Mieter eingehen, kann dieser bei uns abholen, oder wir senden sie ihm kostenfrei an eine Anschrift seiner Wahl in Deutschland. Förmliche Zustellungen (z. B. mit Postzustellungsurkunde) können wir nach Vertragsende nicht mehr annehmen. Das ersetzt nicht die Pflicht des Mieters, seine Geschäftsanschrift zum Vertragsende in allen Registern und Veröffentlichungen zu ändern.
• Kein E-⁠Mail-Management: Wir verwalten keine digitale Korrespondenz für ansässige Unternehmen.

Diese Abgrenzung beschreibt unsere Rolle als Infrastruktur-Partnerin und die Eigenständigkeit der Mieter. Sie ersetzt nicht die eigene Geschäftstätigkeit, die für eine Betriebsstätte oder einen Ort der Geschäftsleitung erforderlich ist (siehe Abschnitt 3).

5. Rechtliche Verantwortlichkeit

Der Mieter trägt die alleinige Verantwortung dafür, dass Anmietung und tatsächliche Nutzung der Fläche den steuer- und gewerberechtlichen Anforderungen an die Einordnung genügen, die er in Anspruch nimmt – sei es als ladungsfähige Anschrift bzw. Sitz (§ 11 AO), als Betriebsstätte (§ 12 AO) oder als Ort der Geschäftsleitung (§ 10 AO).

Wir weisen ausdrücklich darauf hin, dass sich die örtliche Zuständigkeit des Finanzamts für Körperschaften grundsätzlich nach dem Ort der Geschäftsleitung richtet (§ 20 AO). Die Wahl des Standorts entbindet den Mieter nicht von der Pflicht, seine tatsächlichen Verhältnisse gegenüber dem Finanzamt zutreffend anzugeben.

Die WestX GmbH unterstützt keine Modelle, die der Verschleierung oder Umgehung steuerlicher Pflichten dienen. Mit dieser Erklärung legen wir unser Geschäftsmodell offen.