Geschäftsadresse, Firmensitz und Gründung – verständlich erklärt

„Geschäftsadresse“ ist kein Begriff aus dem Gesetz. Im Alltag meint man damit die Anschrift, unter der ein Unternehmen auftritt: auf der Website, auf Rechnungen, im Handelsregister. Rechtlich stecken dahinter mehrere Begriffe mit jeweils eigener Funktion.

Die Begriffe im Überblick

Was eine Geschäftsanschrift leisten muss

Die inländische Geschäftsanschrift wird bei GmbH und UG bei der Anmeldung angegeben und im Handelsregister eingetragen (§ 8 Abs. 4 Nr. 1, § 10 Abs. 1 GmbHG). Auch jeder Kaufmann – etwa ein eingetragener Kaufmann (e. K.) – meldet die inländische Geschäftsanschrift seiner Handelsniederlassung an (§ 29 HGB).

Die Anschrift muss vollständig sein: Straße, Hausnummer, Postleitzahl und Ort. Ein bloßes Postfach genügt nicht. Darauf weisen auch die Industrie- und Handelskammern hin.

Entscheidend ist die Erreichbarkeit. Der Gesetzgeber hat die Pflicht zur Eintragung der Geschäftsanschrift 2008 eingeführt, damit Gläubiger und Gerichte der Gesellschaft Schriftstücke zuverlässig zustellen können. Ist die Gesellschaft dort nicht erreichbar, droht die öffentliche Zustellung (mehr in Kapitel 7).

Abgrenzung: Postfach, c/o-Anschrift, virtuelles Büro

Postfach der Post. Eine Anschrift wie „Postfach 12 34“ ist keine Geschäftsanschrift im Sinne des Handelsregisters. Sie taugt als zusätzliche Postanschrift, nicht als Ersatz.

c/o-Anschrift. Ein „c/o“-Zusatz (care of) in der Geschäftsanschrift ist nach einer Entscheidung des OLG Hamm nicht schlechthin unzulässig: Er ist eintragungsfähig, wenn er auf eine tatsächlich empfangsbereite, zustellungsbevollmächtigte Person verweist und keine Zustellmöglichkeit nur vortäuscht (Beschluss vom 07.05.2015, I-27 W 51/15).

„Virtuelles Büro“. Das ist ein Marketingbegriff, kein Rechtsbegriff. Dahinter verbergen sich sehr unterschiedliche Leistungen: Postweiterleitung, Scan, Telefonservice, manchmal nur eine Adresse. Für die Erreichbarkeit unter der Anschrift zählt nicht das Etikett, sondern:

• Ist die Anschrift einer bestimmten Person oder Gesellschaft eindeutig zugeordnet (beschriftetes Fach, Briefkasten)?
• Darf dort jemand Post für Sie annehmen (Postvollmacht)?
• Kommen Sie oder eine beauftragte Person regelmäßig an Ihre Post?

Eine weitere Frage betrifft nicht die Erreichbarkeit, sondern das Steuer- und Gewerberecht: Arbeiten Sie dort tatsächlich? Eine bloße Anschrift ist keine Betriebsstätte (Kapitel 2). Auch beim Impressum kommt es darauf an: Einzelne IHKs halten ein virtuelles Büro als Impressums-Anschrift für unzureichend, wenn dort keine tatsächliche Niederlassung besteht (Kapitel 4).

Hier entstehen die meisten Missverständnisse. Die kurze Antwort: Eine Geschäftsadresse allein macht noch keine Betriebsstätte. Die Abgabenordnung (AO) unterscheidet mehrere Orte, und jeder hat eigene Folgen.

Sitz (§ 11 AO)

Den Sitz hat eine Gesellschaft an dem Ort, den Gesetz, Gesellschaftsvertrag oder Satzung bestimmen (§ 11 AO). Für die GmbH sagt das GmbHG dasselbe: Sitz ist der Ort im Inland, den der Gesellschaftsvertrag bestimmt (§ 4a GmbHG).

Der Sitz ist also eine Festlegung im Vertrag. Er bestimmt unter anderem das zuständige Registergericht (§ 7 Abs. 1 GmbHG).

Ort der Geschäftsleitung (§ 10 AO)

Geschäftsleitung ist nach § 10 AO „der Mittelpunkt der geschäftlichen Oberleitung“. Nach der Rechtsprechung des Bundesfinanzhofs kommt es darauf an, wo die Entscheidungen des Tagesgeschäfts von einigem Gewicht tatsächlich getroffen werden – nicht auf Grundlagenentscheidungen der Gesellschafter.

Das ist eine Tatsachenfrage. Ein Vertrag kann sie nicht festlegen. Wer seine GmbH ausschließlich von zu Hause aus leitet, hat den Ort der Geschäftsleitung deshalb regelmäßig dort.

Betriebsstätte (§ 12 AO)

Betriebsstätte ist „jede feste Geschäftseinrichtung oder Anlage, die der Tätigkeit eines Unternehmens dient“ (§ 12 Satz 1 AO). Ausdrücklich genannt sind unter anderem die Stätte der Geschäftsleitung, Zweigniederlassungen, Geschäftsstellen und Warenlager (§ 12 Satz 2 AO).

Auch das ist eine Tatsachenfrage. Für eine Betriebsstätte nach § 12 Satz 1 AO verlangt der Bundesfinanzhof, dass Sie über die Einrichtung nicht nur vorübergehend verfügen können – eine bloße tatsächliche Mitbenutzung reicht nicht. Eine reine Zustelladresse ohne eigene Nutzung ist keine Betriebsstätte. Anders kann es bei der Stätte der Geschäftsleitung liegen: Sie kann nach dem Bundesfinanzhof auch ohne eigene feste Geschäftseinrichtung eine Betriebsstätte sein, etwa in der Wohnung des Geschäftsführers.

Welches Finanzamt ist zuständig?

• Körperschaften (GmbH, UG): Für die Besteuerung nach dem Einkommen ist das Finanzamt zuständig, in dessen Bezirk sich die Geschäftsleitung befindet (§ 20 Abs. 1 AO). Nur wenn die Geschäftsleitung nicht im Inland liegt oder sich ihr Ort nicht feststellen lässt, kommt es auf den Sitz an (§ 20 Abs. 2 AO).
• Umsatzsteuer: das Finanzamt, von dessen Bezirk aus Sie Ihr Unternehmen ganz oder vorwiegend betreiben (§ 21 Abs. 1 AO).
• Einzelunternehmer und Freiberufler: Für die Einkommensteuer ist grundsätzlich das Wohnsitzfinanzamt zuständig (§ 19 AO). Leiten Sie Ihren Gewerbebetrieb aus dem Bezirk eines anderen Finanzamts oder üben Sie Ihre freiberufliche Tätigkeit vorwiegend von dort aus aus, stellt dieses andere Finanzamt Ihre Einkünfte gesondert fest (§ 18 Abs. 1 Nr. 2 und 3, § 180 Abs. 1 Satz 1 Nr. 2 Buchst. b AO).

Gewerbesteuer: Sie folgt der Betriebsstätte

Die Tätigkeit einer GmbH oder UG gilt stets als Gewerbebetrieb (§ 2 Abs. 2 GewStG). Gewerbesteuer erhebt die Gemeinde, in der eine Betriebsstätte zur Ausübung des Gewerbes unterhalten wird (§ 4 Abs. 1 GewStG). Hat ein Unternehmen Betriebsstätten in mehreren Gemeinden, wird der Steuermessbetrag aufgeteilt, die sogenannte Zerlegung (§§ 28 ff. GewStG). Den Hebesatz legt jede Gemeinde selbst fest (§ 16 GewStG).

Daraus folgt sachlich: Die Adresse allein entscheidet nicht über die Gewerbesteuer. Entscheidend ist, wo Sie tatsächlich eine Betriebsstätte unterhalten. Bitte klären Sie Ihre Situation mit Ihrer Steuerberatung.

Zwei Nutzungsmodelle

Unsere Compliance-Erklärung beschreibt deshalb zwei Varianten:

• Variante A – Geschäfts- und Zustellanschrift (bei Satzungssitz Schönefeld: § 11 AO): Sie nutzen die Anschrift als inländische Geschäftsanschrift – und, wenn Ihr Gesellschaftsvertrag Schönefeld als Sitz bestimmt, als Anschrift am Sitz. Gearbeitet und entschieden wird anderswo. Betriebsstätte und Finanzamtszuständigkeit richten sich nach diesem anderen Ort.
• Variante B – Betriebsstätte bzw. Ort der Geschäftsleitung (§§ 12, 10 AO): Sie üben Ihre Tätigkeit tatsächlich vor Ort aus und leiten Ihr Unternehmen von hier aus. Eine Betriebsstätte setzt voraus, dass Sie über eine Ihnen zugewiesene Fläche nicht nur vorübergehend verfügen können – etwa einen festen Arbeitsplatz – und dort tatsächlich unternehmerisch tätig sind. Ob ein flexibler Arbeitsplatz ohne feste Zuweisung genügt, ist eine Frage des Einzelfalls. Ob die Voraussetzungen erfüllt sind, hängt allein von Ihrer tatsächlichen Nutzung ab, nicht vom gebuchten Leistungsumfang.

Wir unterstützen keine Modelle, die der Verschleierung oder Umgehung steuerlicher Pflichten dienen. Die steuerliche Einordnung richtet sich ausschließlich nach Ihrer tatsächlichen Nutzung.

Die GmbH und ihre kleine Schwester, die Unternehmergesellschaft (haftungsbeschränkt), sind die häufigsten Rechtsformen für Gründer, die ihre Haftung beschränken wollen. Der Ablauf ist bei beiden ähnlich. Die Reihenfolge kann im Einzelfall abweichen – Ihr Notariat sagt Ihnen, was wann nötig ist.

GmbH oder UG – der Unterschied in Kürze

• Die GmbH braucht ein Stammkapital von mindestens 25.000 Euro (§ 5 Abs. 1 GmbHG). Bei einer Bargründung muss vor der Anmeldung auf jeden Geschäftsanteil mindestens ein Viertel eingezahlt sein, insgesamt mindestens die Hälfte des Mindeststammkapitals, also 12.500 Euro (§ 7 Abs. 2 GmbHG).
• Die UG (haftungsbeschränkt) ist eine GmbH mit geringerem Stammkapital. Sie muss diese Bezeichnung in der Firma führen. Das Stammkapital muss vor der Anmeldung voll eingezahlt sein, Sacheinlagen sind ausgeschlossen (§ 5a Abs. 1 und 2 GmbHG).
• Die UG muss jedes Jahr ein Viertel des (um einen Verlustvortrag aus dem Vorjahr geminderten) Jahresüberschusses in eine gesetzliche Rücklage einstellen (§ 5a Abs. 3 GmbHG) – so lange, bis sie ihr Stammkapital auf mindestens 25.000 Euro erhöht (§ 5a Abs. 5 GmbHG).

Schritt 1: Vorbereitung

Klären Sie vor dem Notartermin:

• Firma (Name der Gesellschaft) mit Rechtsformzusatz (§ 4 GmbHG). Die IHK Cottbus prüft auf Anfrage vorab, ob ein Name eintragungsfähig ist (Firmenvoranfrage).
• Unternehmensgegenstand – was die Gesellschaft tun soll. Er ist Pflichtinhalt des Gesellschaftsvertrags (§ 3 Abs. 1 Nr. 2 GmbHG).
• Gesellschafter, Geschäftsanteile, Stammkapital.
• Geschäftsführer – wer vertritt die Gesellschaft?
• Sitz und inländische Geschäftsanschrift. Die Anschrift wird bei der Anmeldung angegeben (§ 8 Abs. 4 Nr. 1 GmbHG). Sie sollte daher vor dem Notartermin feststehen.

Schritt 2: Gesellschaftsvertrag oder Musterprotokoll

Der Gesellschaftsvertrag muss notariell beurkundet werden (§ 2 Abs. 1 GmbHG).

Für einfache Fälle gibt es das Musterprotokoll: Es ist möglich bei höchstens drei Gesellschaftern und einem Geschäftsführer. Vom Gesetz abweichende Regelungen sind dann nicht erlaubt. Das Musterprotokoll gilt zugleich als Gesellschafterliste (§ 2 Abs. 1a GmbHG). Ob Musterprotokoll oder individueller Vertrag besser passt, hängt von Ihren Plänen ab – etwa von Regelungen für einen späteren Gesellschafterwechsel. Das klären Sie mit dem Notariat.

Schritt 3: Notartermin – vor Ort oder online per Video

Beim Notartermin wird der Gesellschaftsvertrag beurkundet. In der Regel werden auch der Geschäftsführer bestellt und die Handelsregisteranmeldung vorbereitet.

Online-Gründung: Seit dem 01.08.2022 können GmbH und UG auch per Videokommunikation beurkundet werden; unterschrieben wird dann mit qualifizierter elektronischer Signatur (§ 2 Abs. 3 GmbHG). Das System betreibt die Bundesnotarkammer. Sie brauchen dafür unter anderem einen Personalausweis mit Online-Ausweisfunktion (eID), ein Smartphone mit der Notar-App und einen Computer oder ein Tablet. Seit dem 01.08.2023 ist auch die Sachgründung im Online-Verfahren möglich. Ob Ihr Vorhaben online beurkundet werden kann, klärt das Notariat.

Die Notarkosten richten sich nach dem Gerichts- und Notarkostengesetz (GNotKG). Die Höhe hängt vom Einzelfall ab; fragen Sie Ihr Notariat vorab nach einer Kostenschätzung.

Schritt 4: Geschäftskonto eröffnen und Einlage einzahlen

Nach der Beurkundung besteht die Gesellschaft „in Gründung“ (i. G.). Für sie wird in der Regel ein Geschäftskonto eröffnet, auf das die Gesellschafter ihre Einlagen einzahlen.

• GmbH (Bargründung): mindestens ein Viertel je Geschäftsanteil, insgesamt mindestens 12.500 Euro (§ 7 Abs. 2 GmbHG).
• UG: das gesamte Stammkapital (§ 5a Abs. 2 GmbHG).

Die Geschäftsführer versichern bei der Anmeldung, dass die Leistungen bewirkt sind und endgültig zu ihrer freien Verfügung stehen (§ 8 Abs. 2 GmbHG). Mehr zur Bank in Kapitel 6.

Schritt 5: Anmeldung zum Handelsregister

Das Notariat reicht die Anmeldung elektronisch in öffentlich beglaubigter Form beim Registergericht ein (§ 12 Abs. 1 HGB). Zuständig ist das Gericht, in dessen Bezirk die Gesellschaft ihren Sitz hat (§ 7 Abs. 1 GmbHG). Für Unternehmen mit Sitz in Schönefeld führt das Amtsgericht Cottbus das Handelsregister: Schönefeld gehört zum Bezirk des Amtsgerichts Königs Wusterhausen, dessen Handelsregistersachen beim Amtsgericht Cottbus bearbeitet werden.

Eingetragen werden unter anderem Firma, Sitz, inländische Geschäftsanschrift, Unternehmensgegenstand, Stammkapital und Geschäftsführer (§ 10 Abs. 1 GmbHG).

Wichtig: Vor der Eintragung besteht die GmbH „als solche“ nicht (§ 11 Abs. 1 GmbHG). Wer vorher in ihrem Namen handelt, haftet persönlich und gesamtschuldnerisch (§ 11 Abs. 2 GmbHG) – auch dann, wenn er den Zusatz „i. G.“ verwendet. Der Zusatz macht den Gründungsstand für Geschäftspartner erkennbar; vor der persönlichen Haftung schützt er nicht. Besprechen Sie größere Verpflichtungen vor der Eintragung deshalb mit Ihrer Beratung.

Schritt 6: Transparenzregister

Juristische Personen des Privatrechts – also auch GmbH und UG – müssen ihre wirtschaftlich Berechtigten dem Transparenzregister mitteilen, und zwar unverzüglich (§ 20 Abs. 1 GwG). Seit dem 01.08.2021 gibt es dafür keine Befreiung mehr über das Handelsregister („Mitteilungsfiktion“). Nach Auffassung des Bundesverwaltungsamts muss schon eine bereits tätige Gesellschaft in Gründung ihre wirtschaftlich Berechtigten mitteilen; entbehrlich ist das, wenn sie innerhalb von drei Monaten nach dem Notartermin zum Handelsregister angemeldet wird. Sonst erfolgt die Mitteilung unverzüglich nach der Eintragung. Fragen Sie Ihr Notariat, was in Ihrem Fall gilt. Mehr in Kapitel 10.

Schritt 7: Gewerbeanmeldung

Wer einen Gewerbebetrieb beginnt, muss das der zuständigen Behörde gleichzeitig anzeigen (§ 14 Abs. 1 GewO). Das gilt auch für GmbH und UG, soweit sie ein Gewerbe betreiben. Zuständig ist in der Regel die Gemeinde, in der der Betrieb bzw. die Betriebsstätte liegt.

In Schönefeld nimmt das Gewerbeamt der Gemeinde im Rathaus (Mittelstraße 3a, 12529 Schönefeld, rund 650 Meter von unserer Rezeption entfernt) Gewerbeanzeigen entgegen, auch über das „Online-Gewerbeamt“ der Gemeinde. Die Gemeinde leitet die Daten u. a. an das Finanzamt weiter (§ 14 Abs. 8 GewO, § 138 Abs. 1 AO). Freie Berufe melden kein Gewerbe an (siehe Kapitel 4).

Schritt 8: Steuerliche Erfassung

Nach der Aufnahme der Tätigkeit übermitteln Sie dem Finanzamt den Fragebogen zur steuerlichen Erfassung – elektronisch über ELSTER (§ 138 Abs. 1b AO) und innerhalb eines Monats (§ 138 Abs. 4 AO). Sie erhalten dann eine Steuernummer.

• Eine Umsatzsteuer-Identifikationsnummer können Sie direkt im Fragebogen mit beantragen; das Bundeszentralamt für Steuern (BZSt) vergibt sie dann.
• Die Wirtschafts-Identifikationsnummer vergibt das BZSt schrittweise automatisch, ohne Antrag.

Schritt 9: Nach der Eintragung

• Geschäftsbriefe (auch E-⁠Mails) an bestimmte Empfänger müssen Rechtsform, Sitz, Registergericht, Registernummer und alle Geschäftsführer nennen (§ 35a GmbHG).
• Impressum auf der Website nach § 5 DDG (seit 14.05.2024 statt des früheren TMG).
• E-Rechnung: Seit dem 01.01.2025 müssen inländische Unternehmen E-Rechnungen empfangen können. Für das Ausstellen gelten Übergangsregeln: Unternehmen mit mehr als 800.000 Euro Vorjahresumsatz müssen ab dem 01.01.2027 E-Rechnungen ausstellen, alle übrigen spätestens ab dem 01.01.2028 (§ 14 Abs. 1, § 27 Abs. 38 UStG). Es gibt Ausnahmen, etwa für Kleinbetragsrechnungen – Einzelheiten klären Sie mit Ihrer Steuerberatung.
• IHK: Zur Industrie- und Handelskammer gehört kraft Gesetzes, wer zur Gewerbesteuer veranlagt wird und im Kammerbezirk eine Betriebsstätte unterhält (§ 2 Abs. 1 IHKG). Liegt Ihre Betriebsstätte in Schönefeld, ist das die IHK Cottbus. Die Geschäftsadresse allein entscheidet das nicht.
• Buchführung und Jahresabschluss – sprechen Sie früh mit Ihrer Steuerberatung.

Wir begleiten Sie mit Orientierung – nicht mit Rechts- oder Steuerberatung. Auf Wunsch nennen wir Ihnen Kontakte zu Notariaten, Steuerberatungen, Rechtsanwälten, Gründungsberatern und Versicherungsmaklern aus unserem Netzwerk in der Region. Die Beratung übernehmen dann diese Fachleute. Die Vermittlung ist für Sie kostenlos – wir erhalten dafür keine Provision und zahlen auch keine. Ihre Kontaktdaten geben wir nur auf Ihren ausdrücklichen Wunsch an Fachleute weiter. Mehr auf der Seite Gründung.

Nicht jede Selbstständigkeit braucht eine GmbH. Viele starten als Einzelunternehmen oder als freiberuflich Tätige. Auch dann spielt die Anschrift eine Rolle – nur an anderer Stelle.

Gewerbe oder freier Beruf?

• Gewerbetreibende zeigen den Beginn ihres Gewerbes beim Gewerbeamt an (§ 14 Abs. 1 GewO). Die Gemeinde leitet die Daten an das Finanzamt und weitere Stellen weiter (§ 14 Abs. 8 GewO, § 138 Abs. 1 AO).
• Freiberufler – etwa in den in § 18 Abs. 1 Nr. 1 EStG genannten Berufen – melden kein Gewerbe an. Sie teilen die Aufnahme ihrer Tätigkeit dem Finanzamt mit, das für ihre Einkommensteuer zuständig ist, in der Regel dem Wohnsitzfinanzamt (§ 138 Abs. 1 Satz 3, § 19 AO).

Ob Ihre Tätigkeit gewerblich oder freiberuflich ist, ist nicht immer eindeutig. Das klärt im Zweifel das Finanzamt bzw. Ihre Steuerberatung.

Wo melden Sie Ihr Gewerbe an?

Die Gewerbeanzeige gehört zu der Behörde am Ort, an dem Sie Ihr Gewerbe tatsächlich betreiben. Die Geschäftsadresse allein bestimmt das nicht. Arbeiten Sie überwiegend im eigenen Arbeitszimmer, ist in der Regel die dortige Gemeinde zuständig. Arbeiten Sie tatsächlich an einem Arbeitsplatz in Schönefeld, kann das Gewerbeamt Schönefeld zuständig sein. Fragen Sie im Zweifel beim Gewerbeamt nach.

Beachten Sie: Name, Geschäftsbezeichnung, betriebliche Anschrift und angezeigte Tätigkeit dürfen von der Behörde allgemein zugänglich gemacht werden (§ 14 Abs. 5 Satz 2 GewO).

Die Anschrift für Impressum, Rechnungen und Geschäftspapiere

• Impressum: Wer geschäftsmäßige digitale Dienste anbietet, etwa eine geschäftliche Website, nennt Namen und „die Anschrift, unter der sie niedergelassen sind“ (§ 5 Abs. 1 Nr. 1 DDG). Ein Postfach genügt dafür nicht.
• Rechnungen: Jede Rechnung enthält Ihren vollständigen Namen und Ihre vollständige Anschrift (§ 14 Abs. 4 Satz 1 Nr. 1 UStG). Nach dem Bundesfinanzhof genügt dafür jede Anschrift, unter der Sie postalisch erreichbar sind; Ihre wirtschaftliche Tätigkeit muss dort nicht stattfinden.
• Eingetragene Kaufleute (e. K.) melden die inländische Geschäftsanschrift zum Handelsregister an (§ 29 HGB) und nennen auf Geschäftsbriefen u. a. Firma, Ort der Handelsniederlassung, Registergericht und Registernummer (§ 37a HGB).

Einzelunternehmen ohne Eintragung als e. K. haben keinen Handelsregistereintrag. Sie können die gemietete Anschrift als Geschäftsanschrift für Rechnungen und Geschäftspapiere verwenden.

Beim Impressum ist Vorsicht geboten: Das Gesetz verlangt die Anschrift, unter der Sie „niedergelassen“ sind. Einzelne IHKs halten ein virtuelles Büro für unzureichend, wenn dort keine tatsächliche Niederlassung besteht. Wer die Anschrift auch zum Arbeiten nutzt, etwa mit einem Arbeitsplatz vor Ort, ist hier auf der sichereren Seite.

GbR und eGbR seit dem MoPeG

Seit dem 01.01.2024 gilt das neue Personengesellschaftsrecht (MoPeG):

• Eine GbR kann sich im neuen Gesellschaftsregister eintragen lassen (§ 707 Abs. 1 BGB). Sie führt dann den Zusatz „eingetragene Gesellschaft bürgerlichen Rechts“ oder „eGbR“ (§ 707a Abs. 2 BGB).
• Bei der Anmeldung wird unter anderem eine Anschrift in einem EU-Mitgliedstaat angegeben (§ 707 Abs. 2 Nr. 1 BGB).
• Sitz: Ohne Eintragung ist der Sitz dort, wo die Geschäfte tatsächlich geführt werden. Nur eine eingetragene GbR kann einen anderen Ort im Inland als Vertragssitz vereinbaren (§ 706 BGB).
• Eine eGbR ist eine eingetragene Personengesellschaft und damit transparenzpflichtig (§ 20 Abs. 1 GwG).

Eine Holding ist keine eigene Rechtsform. Meist ist es eine GmbH oder UG, deren Hauptaufgabe darin besteht, Beteiligungen an anderen Gesellschaften zu halten. Für ihre Anschrift gelten deshalb dieselben Regeln wie für jede GmbH: Sitz (§ 4a GmbHG), inländische Geschäftsanschrift (§ 8 Abs. 4 Nr. 1 GmbHG), Zustellbarkeit.

Was eine Holding organisatorisch braucht

Eine Holding ist eine eigene Gesellschaft mit eigenen Pflichten. Unabhängig von steuerlichen Fragen braucht sie:

• einen eigenen Gesellschaftsvertrag und eine eigene Eintragung im Handelsregister,
• eine eigene inländische Geschäftsanschrift, unter der sie Post erhält,
• ein eigenes Geschäftskonto,
• eine eigene Buchführung und einen eigenen Jahresabschluss,
• eigene Gesellschafterbeschlüsse und Verträge, sauber getrennt von der Tochtergesellschaft,
• eine eigene Mitteilung zum Transparenzregister (§ 20 Abs. 1 GwG).

Substanz: eine Frage der tatsächlichen Verhältnisse

Häufig wird gefragt, wie viel „Substanz“ eine Holding braucht. Eine allgemeingültige Antwort gibt es nicht. Wo die Geschäftsleitung tatsächlich stattfindet (§ 10 AO) und ob eine Betriebsstätte besteht (§ 12 AO), richtet sich – wie in Kapitel 2 beschrieben – nach den Tatsachen, nicht nach der Adresse. Ob und welche steuerlichen Folgen eine Holdingstruktur für Sie hat, klären Sie bitte ausschließlich mit Ihrer Steuerberatung.

Wirtschaftlich Berechtigte in mehrstufigen Strukturen

Wer über eine Holding an einer Tochter beteiligt ist, kann auch für die Tochter wirtschaftlich Berechtigter sein. Das GwG stellt nicht nur auf unmittelbare, sondern auch auf mittelbare Kontrolle ab (§ 3 Abs. 2 GwG). Beide Gesellschaften müssen ihre Angaben im Transparenzregister daher stimmig halten.

Holding und operative Gesellschaft an derselben Adresse

Das ist möglich. Wichtig ist eine klare Trennung: Jede Gesellschaft sollte ein eigenes, beschriftetes Postfach haben und eine eigene Postvollmacht erteilen. Sonst ist nicht eindeutig, für wen eine Sendung bestimmt ist.

Das Geschäftskonto ist für viele Gründer der Schritt, der am meisten Nerven kostet. Das liegt vor allem daran, dass Banken gesetzlich zu sorgfältigen Prüfungen verpflichtet sind.

Kein allgemeiner Anspruch auf ein Geschäftskonto

Einen gesetzlichen Anspruch auf ein Konto regelt das Zahlungskontengesetz nur als Basiskonto für Verbraucher (§ 31 ZKG). Einen allgemeinen gesetzlichen Anspruch auf ein Geschäftskonto gibt es nicht. Jede Bank entscheidet im Rahmen ihrer eigenen Prüfung, ob sie ein Geschäftskonto eröffnet.

Warum Banken so genau hinschauen

Banken sind nach dem Geldwäschegesetz verpflichtet, ihre Kunden zu identifizieren, wirtschaftlich Berechtigte abzuklären und den Zweck der Geschäftsbeziehung zu verstehen (§ 10 Abs. 1 GwG). Bei einer neuen Geschäftsbeziehung mit einer Gesellschaft müssen sie außerdem einen Nachweis der Registrierung im Transparenzregister oder einen Auszug daraus einholen (§ 12 Abs. 3 Satz 2 GwG). Die Abgabenordnung verlangt zudem, dass Konten nur unter richtigem Namen geführt werden (§ 154 AO).

Was Banken typischerweise sehen wollen

Die genaue Liste legt jede Bank selbst fest. Häufig gehören dazu – als Beispiele, nicht abschließend:

• gültiger Ausweis der Geschäftsführer und ggf. der Gesellschafter,
• notarielle Gründungsurkunde, Gesellschaftsvertrag bzw. Musterprotokoll,
• Handelsregisterauszug (nach der Eintragung) und Gesellschafterliste,
• Nachweis zum Transparenzregister,
• Angaben zur Geschäftstätigkeit, oft mit Website, Businessplan oder ersten Verträgen,
• Nachweis der Geschäftsanschrift, etwa Mietvertrag oder Anschriftsbestätigung.

Was hilft – und was nicht

• Stimmige Angaben: Die Anschrift im Handelsregister, im Kontoeröffnungsantrag, auf der Website und im Mietvertrag sollte identisch sein.
• Nachvollziehbares Geschäftsmodell: Erklären Sie kurz und konkret, was Ihr Unternehmen tut und wo gearbeitet wird.
• Erreichbarkeit: Banken schicken Unterlagen oft per Post an die Geschäftsanschrift. Holen Sie Ihre Post regelmäßig ab.
• Nicht hilfreich: widersprüchliche Adressen, eine bloße Postfachadresse oder ausweichende Antworten zur Tätigkeit.

Eine Geschäftsanschrift ist ein Versprechen an den Rechtsverkehr: „Hier erreichen Sie uns.“ Wer dieses Versprechen nicht einlöst, riskiert versäumte Fristen – oft ohne es zu merken.

Die Postvollmacht

Mit einer Postvollmacht erlauben Sie einer anderen Person, Sendungen für Sie in Empfang zu nehmen. Bei der Deutschen Post muss eine Vollmacht unter anderem Namen und Postanschrift des Vollmachtgebers, den Namen der bevollmächtigten Person, den Umfang der Vollmacht und die eigenhändige Unterschrift enthalten. Einschreiben werden an den Empfänger, seinen Bevollmächtigten oder einen anderen Empfangsberechtigten ausgehändigt. Ausgenommen sind Sendungen mit Ident-Check: Sie erhält nur der Empfänger persönlich.

Eine Postvollmacht berechtigt zur Annahme – zum Öffnen nur, wenn der Empfänger das ausdrücklich erlaubt. Wer fremde verschlossene Briefe unbefugt öffnet, macht sich strafbar (§ 202 StGB).

Wann eine Sendung als zugegangen gilt

Eine schriftliche Erklärung wird wirksam, wenn sie Ihnen zugeht (§ 130 Abs. 1 BGB). Zugegangen ist sie in der Regel, sobald sie in Ihren Machtbereich gelangt – etwa in Ihr Fach – und Sie unter normalen Umständen davon Kenntnis nehmen können, oder sobald eine zur Annahme bevollmächtigte Person sie entgegennimmt (§ 164 Abs. 3 BGB). Nicht erst dann, wenn Sie das Fach tatsächlich leeren.

Arten der Zustellung – und wann Fristen beginnen

Die Zivilprozessordnung erlaubt die Zustellung an einen rechtsgeschäftlich bestellten Vertreter mit schriftlicher Vollmacht (§ 171 ZPO), die Ersatzzustellung in Geschäftsräumen an eine dort beschäftigte Person (§ 178 Abs. 1 Nr. 2 ZPO) und durch Einlegen in einen zum Geschäftsraum gehörenden Briefkasten oder eine ähnliche Vorrichtung, die der Adressat für den Postempfang eingerichtet hat (§ 180 ZPO). Einer GmbH kann außerdem unter der im Handelsregister eingetragenen Geschäftsanschrift zugestellt werden (§ 35 Abs. 2 Satz 3 GmbHG).

Typische Fristen, die ab Zustellung laufen

• Widerspruch gegen einen Mahnbescheid: zwei Wochen (§ 692 Abs. 1 Nr. 3 ZPO). Später ist ein Widerspruch nur noch möglich, solange der Vollstreckungsbescheid nicht verfügt ist (§ 694 Abs. 1 ZPO).
• Einspruch gegen einen Vollstreckungsbescheid: zwei Wochen, denn er steht einem Versäumnisurteil gleich (§ 700 Abs. 1, § 339 Abs. 1 ZPO).
• Einspruch gegen einen Steuerbescheid: ein Monat nach Bekanntgabe (§ 355 Abs. 1 AO).

Zwei Wochen sind schnell vorbei, wenn das Fach nur einmal im Monat geleert wird. Eine Wiedereinsetzung in den vorigen Stand gibt es nur, wenn Sie die Frist ohne Verschulden versäumt haben (§ 233 ZPO) – wer seine Post über Wochen nicht leert und keine Vertretung regelt, wird sich darauf kaum berufen können.

Das eigentliche Risiko: öffentliche Zustellung

Kann einer GmbH oder UG weder unter ihrer eingetragenen Geschäftsanschrift noch unter der eingetragenen Anschrift einer empfangsberechtigten Person oder einer ohne Ermittlungen bekannten anderen inländischen Anschrift zugestellt werden, ist die öffentliche Zustellung möglich (§ 185 Nr. 2 ZPO). Für Willenserklärungen gilt Entsprechendes (§ 15a HGB).

Das heißt: Eine Benachrichtigung wird an der Gerichtstafel ausgehängt oder in ein elektronisches Informationssystem eingestellt (§ 186 ZPO). Das Schriftstück gilt in der Regel nach Ablauf eines Monats als zugestellt (§ 188 ZPO) – auch wenn Sie es nie gesehen haben. Die IHKs warnen ausdrücklich, dass so Mahn- und Vollstreckungsbescheide öffentlich zugestellt werden können.

Praktische Regeln für Ihre Firmenpost

1. Postfach eindeutig beschriften – mit der exakten Firma laut Handelsregister, bei mehreren Gesellschaften je ein Fach.
2. Postvollmacht erteilen und bei Änderungen (neuer Geschäftsführer, neue Firma) aktualisieren.
3. Regelmäßig leeren – wir empfehlen mindestens einmal pro Woche.
4. Vertretung regeln: Wer holt die Post im Urlaub oder bei Krankheit? Die Vertretung braucht eine schriftliche Vollmacht und muss an die Post kommen – klären Sie mit Ihrem Anbieter, wann und wie. Eine GmbH kann zusätzlich eine empfangsberechtigte Person mit inländischer Anschrift im Handelsregister eintragen lassen (§ 10 Abs. 2 Satz 2 GmbHG).
5. Fristen notieren: Datum auf dem Umschlag förmlicher Zustellungen beachten, Fristen sofort eintragen.
6. ELSTER im Blick behalten: Das Finanzamt kann Bescheide elektronisch zum Abruf bereitstellen (§ 122a AO). Bei elektronisch abgegebenen Steuererklärungen soll das künftig der Regelfall werden; nach Angaben der Steuerberaterverbände ist die grundsätzliche elektronische Bekanntgabe auf den 01.01.2027 verschoben. Prüfen Sie Ihr ELSTER-Postfach deshalb genauso regelmäßig wie Ihr Fach.
7. Zum Vertragsende sofort ummelden – sonst erreichen Sie Behördenpost und Zustellungen womöglich nicht mehr rechtzeitig (siehe Kapitel 9).

Viele Gründer möchten nicht, dass ihre Wohnanschrift im Netz steht. Das ist verständlich – und teilweise möglich. Wichtig ist, genau zu wissen, wo die Grenze verläuft.

Was eine Geschäftsadresse leisten kann

Ihre Privatanschrift muss nicht als Geschäftsanschrift im Handelsregister oder auf Geschäftspapieren erscheinen – bei GmbH, UG und Holding auch nicht im Impressum. Wenn Sie eine eigene Geschäftsanschrift haben, tragen Sie diese ein – nicht Ihre Wohnung. (Zur Impressums-Anschrift bei Einzelunternehmen siehe Kapitel 4.)

Was trotzdem sichtbar bleibt

• Handelsregister: Geschäftsführer einer GmbH werden mit Familienname, Vorname, Geburtsdatum und Wohnort eingetragen (§ 43 Nr. 4 Buchst. b HRV). Der Wohnort ist der Ort, nicht die Straße.
• Gesellschafterliste: Sie nennt für natürliche Personen Name, Vorname, Geburtsdatum und Wohnort (§ 40 Abs. 1 GmbHG).
• Einsicht für jedermann: Das Handelsregister und die eingereichten Dokumente darf jeder zu Informationszwecken einsehen (§ 9 Abs. 1 HGB) – seit dem 01.08.2022 kostenfrei online über handelsregister.de.
• Gewerberegister: Name, Geschäftsbezeichnung, betriebliche Anschrift und Tätigkeit dürfen allgemein zugänglich gemacht werden (§ 14 Abs. 5 Satz 2 GewO).

Wohnort und Geburtsdatum von Geschäftsführern und Gesellschaftern bleiben im Handelsregister bzw. in der Gesellschafterliste also weiterhin sichtbar. Wer etwas anderes verspricht, verspricht zu viel.

Achtung bei notariellen Urkunden

Zum Handelsregister werden auch Dokumente eingereicht, etwa Gründungsurkunde oder Musterprotokoll. Seit dem 23.12.2022 sollen nur noch Dokumente in den öffentlichen Registerordner, deren Einreichung gesetzlich vorgeschrieben ist; Dokumente mit nicht erforderlichen personenbezogenen Daten können durch bereinigte Fassungen ersetzt werden (§ 9 HRV). Notariate können in Urkunden für das Handelsregister seit 2023 auf die Wohnanschrift (nicht den Wohnort) verzichten oder eine Geschäftsanschrift angeben. Sprechen Sie Ihr Notariat vor dem Termin darauf an. Ältere Dokumente können Wohnanschriften noch enthalten.

Und das Transparenzregister?

Seit einem Urteil des Europäischen Gerichtshofs vom 22.11.2022 (C-37/20) ist das Transparenzregister nicht mehr für die gesamte Öffentlichkeit einsehbar. Zugang haben insbesondere Behörden, Verpflichtete nach dem GwG und Personen, die ein berechtigtes Interesse nachweisen (§ 23 Abs. 1 GwG).

Besonderer Schutz bei Gefährdung

Wer wegen einer Gefahr für Leben, Gesundheit oder persönliche Freiheit schutzbedürftig ist, kann bei der Meldebehörde eine Auskunftssperre beantragen (§ 51 BMG). Das betrifft das Melderegister, nicht das Handelsregister.

Zwei Fälle sollten Sie auseinanderhalten: die neue Geschäftsanschrift am selben Sitz und die Sitzverlegung an einen anderen Ort.

Fall 1: Neue Geschäftsanschrift, gleicher Sitz

Die Änderung der inländischen Geschäftsanschrift ist zur Eintragung in das Handelsregister anzumelden (§ 31 Abs. 1 HGB). Die Anmeldung erfolgt elektronisch in öffentlich beglaubigter Form, also über ein Notariat (§ 12 Abs. 1 HGB) – die Beglaubigung ist auch per Videokommunikation zulässig. Eine Satzungsänderung ist dafür nicht nötig, solange der Sitz-Ort gleich bleibt und der Gesellschaftsvertrag die Anschrift nicht ausnahmsweise selbst nennt.

Fall 2: Sitzverlegung an einen anderen Ort

Der Sitz steht im Gesellschaftsvertrag. Ihn zu ändern heißt, den Gesellschaftsvertrag zu ändern:

• Beschluss der Gesellschafter mit mindestens drei Vierteln der abgegebenen Stimmen, notariell beurkundet (§ 53 Abs. 2 GmbHG),
• Anmeldung zum Handelsregister beim bisherigen Registergericht (§ 13h Abs. 1 HGB); liegt der neue Sitz in einem anderen Gerichtsbezirk, teilt das bisherige Gericht die Verlegung dem neuen Gericht von Amts wegen mit (§ 13h Abs. 2 HGB),
• wirksam wird die Änderung erst mit der Eintragung (§ 54 Abs. 3 GmbHG).

Danach: alle Stellen nachziehen

• Gewerbeamt: Verlegung des Betriebs anzeigen (§ 14 Abs. 1 Satz 2 Nr. 1 GewO). Die Gemeinde unterrichtet das Finanzamt (§ 138 Abs. 1 AO).
• Finanzamt: Teilen Sie die neue Anschrift trotzdem auch selbst mit, z. B. über ELSTER. Wechselt die örtliche Zuständigkeit, geht sie auf das neue Finanzamt über (§ 26 AO).
• Transparenzregister: prüfen, ob Angaben anzupassen sind.
• Bank und andere Verpflichtete nach dem GwG (auch Ihr Adressanbieter): Änderungen im Laufe der Geschäftsbeziehung sind unverzüglich anzuzeigen (§ 11 Abs. 6 GwG).
• Impressum, Briefbogen, E-⁠Mail-Signatur, Rechnungsvorlagen.
• Verträge, Versicherungen, Kunden und Lieferanten.

Vor Vertragsende an die Ummeldung denken

Wenn Ihr Adressvertrag endet, ist die bisherige Anschrift nicht mehr Ihre Geschäftsanschrift – auch dann nicht, wenn der Anbieter danach eingehende Post noch an Sie weitergibt (bei uns können Sie einfache Briefe und Pakete, die nach Vertragsende noch eingehen, abholen, oder wir senden sie Ihnen kostenfrei an eine Adresse Ihrer Wahl in Deutschland; förmliche Zustellungen nehmen wir nach Vertragsende nicht mehr an). Ändern Sie Ihre Geschäftsanschrift deshalb vor dem Vertragsende in allen Registern – sonst droht die öffentliche Zustellung (§ 185 Nr. 2 ZPO).

Warum muss man sich eigentlich ausweisen, um eine Geschäftsadresse zu mieten? Die Antwort steht im Geldwäschegesetz (GwG).

Wer Geschäftsadressen für Gesellschaften anbietet, ist Verpflichteter

Das GwG erfasst auch Dienstleister, die für eine juristische Person, eine Personengesellschaft oder eine Rechtsgestaltung einen Sitz, eine Geschäfts-, Verwaltungs- oder Postadresse und damit zusammenhängende Dienstleistungen bereitstellen (§ 2 Abs. 1 Nr. 13 Buchst. c GwG). Solche Anbieter müssen bei Gesellschaften als Kunden die allgemeinen Sorgfaltspflichten erfüllen. Für Einzelunternehmer gilt diese Vorschrift nicht; viele Anbieter prüfen die Identität dort aber aus eigener Sorgfalt.

Was die Sorgfaltspflichten bedeuten

• Identifizierung des Vertragspartners und ggf. der für ihn auftretenden Person (§ 10 Abs. 1 Nr. 1 GwG),
• Abklärung des wirtschaftlich Berechtigten – vereinfacht: wer unmittelbar oder mittelbar mehr als 25 Prozent der Anteile oder Stimmrechte hält oder auf vergleichbare Weise kontrolliert (§ 10 Abs. 1 Nr. 2, § 3 GwG),
• Informationen über den Zweck der Geschäftsbeziehung,
• Prüfung, ob eine politisch exponierte Person beteiligt ist,
• laufende Überwachung der Geschäftsbeziehung.

Die Identifizierung erfolgt vor Begründung der Geschäftsbeziehung (§ 11 Abs. 1 GwG). Bei natürlichen Personen wird die Identität überprüft, insbesondere anhand eines gültigen amtlichen Lichtbildausweises wie Personalausweis oder Reisepass oder mit der Online-Ausweisfunktion (eID) (§ 12 Abs. 1 GwG). In der Praxis heißt das: Sie legen Ihren Ausweis im Original vor oder nutzen ein zulässiges elektronisches Verfahren. Eine per E-⁠Mail übersandte Kopie allein ist dafür in der Regel kein Ersatz. Verpflichtete haben das Recht und die Pflicht, Kopien der vorgelegten Dokumente anzufertigen (§ 8 Abs. 2 GwG).

Kann ein Verpflichteter die Sorgfaltspflichten nicht erfüllen, darf er die Geschäftsbeziehung nicht begründen (§ 10 Abs. 9 GwG). Kunden müssen die nötigen Informationen und Unterlagen zur Verfügung stellen und Änderungen unverzüglich mitteilen (§ 11 Abs. 6 GwG). Die Unterlagen werden grundsätzlich fünf Jahre aufbewahrt, bei beendeten Geschäftsbeziehungen gerechnet ab dem Ende des Kalenderjahres, in dem die Beziehung endet, und spätestens nach zehn Jahren vernichtet (§ 8 Abs. 4 GwG).

Transparenzregister

• Wer muss melden? Juristische Personen des Privatrechts und eingetragene Personengesellschaften, also u. a. GmbH, UG, OHG, KG und eGbR (§ 20 Abs. 1 GwG).
• Was? Angaben zu den wirtschaftlich Berechtigten, z. B. Name, Geburtsdatum, Wohnort, Staatsangehörigkeit sowie Art und Umfang des wirtschaftlichen Interesses (§ 19 Abs. 1 GwG).
• Wann? Unverzüglich – und die Angaben sind auf aktuellem Stand zu halten (§ 20 Abs. 1 GwG).
• Wie? Online über transparenzregister.de.

Wer mit einer solchen Gesellschaft eine neue Geschäftsbeziehung beginnt und selbst Verpflichteter ist, muss einen Nachweis der Registrierung oder einen Auszug aus dem Transparenzregister einholen (§ 12 Abs. 3 Satz 2 GwG). Deshalb fragen Banken und Adressanbieter danach.

Ausblick: EU-Geldwäscheverordnung

Ab dem 10.07.2027 gilt die EU-Verordnung (EU) 2024/1624 (AMLR) unmittelbar in allen Mitgliedstaaten. Sie wird Teile des deutschen GwG ablösen. Identifizierung und Nachweise bleiben auch danach Pflicht; welche Einzelheiten sich ändern, hängt von der weiteren Umsetzung ab.

Haken Sie ab, was erledigt ist. Die Reihenfolge ist typisch, nicht zwingend.

A. Vor dem Notartermin (GmbH/UG)

• Rechtsform gewählt (GmbH oder UG) – ggf. mit Steuerberatung besprochen
• Firma (Name) mit Rechtsformzusatz festgelegt, Eintragungsfähigkeit geprüft (z. B. IHK-Firmenvoranfrage)
• Unternehmensgegenstand formuliert
• Gesellschafter, Geschäftsanteile und Stammkapital festgelegt
• Geschäftsführer bestimmt
• Sitz und inländische Geschäftsanschrift festgelegt, Adressvertrag abgeschlossen
• Postvollmacht erteilt, Postfach beschriftet
• Notariat gewählt: Termin vor Ort oder online per Video (eID und Notar-App bereit?)
• Musterprotokoll oder individueller Gesellschaftsvertrag entschieden
• Mit dem Notariat geklärt, welche Anschrift in der Urkunde stehen soll
• Gültige Ausweise aller Beteiligten bereit

B. Zwischen Notartermin und Eintragung

• Geschäftskonto für die Gesellschaft „i. G.“ eröffnet
• Einlagen eingezahlt (GmbH bei Bargründung mind. ¼ je Anteil und insgesamt mind. 12.500 Euro nach § 7 Abs. 2 GmbHG; UG vollständig nach § 5a Abs. 2 GmbHG)
• Einzahlungsnachweis an das Notariat
• Handelsregisteranmeldung unterschrieben bzw. signiert
• Bis zur Eintragung mit Zusatz „i. G.“ auftreten – und daran denken: Wer vorher im Namen der Gesellschaft handelt, haftet persönlich

C. Nach der Eintragung

• Handelsregisterauszug abgerufen und geprüft (Anschrift korrekt?)
• Wirtschaftlich Berechtigte im Transparenzregister mitgeteilt
• Gewerbe angemeldet (soweit gewerblich tätig)
• Fragebogen zur steuerlichen Erfassung über ELSTER (innerhalb eines Monats nach Aufnahme der Tätigkeit)
• USt-IdNr. beantragt (falls benötigt)
• Impressum nach § 5 DDG online
• Geschäftsbriefe und E-⁠Mail-Signatur mit Pflichtangaben (§ 35a GmbHG)
• E-Rechnungen empfangen können; Termin für eigene E-Rechnungen geklärt
• Buchhaltung und Steuerberatung organisiert

D. Einzelunternehmen und Freiberufler

• Gewerblich oder freiberuflich? Geklärt
• Gewerbe angemeldet – am Ort der tatsächlichen Tätigkeit – bzw. Finanzamt informiert
• Fragebogen zur steuerlichen Erfassung über ELSTER
• Geschäftsanschrift für Rechnungen festgelegt; Impressums-Anschrift geprüft
• Postvollmacht und Abholroutine eingerichtet

E. Laufender Betrieb

• Postfach mindestens wöchentlich geleert
• ELSTER-Postfach regelmäßig geprüft
• Vertretung für Urlaub und Krankheit geregelt (schriftliche Vollmacht, Abholung geklärt)
• Fristenkalender geführt
• Anschrift überall gleich: Handelsregister, Gewerbeamt, Finanzamt, Bank, Impressum, Geschäftspapiere
• Bei Umzug oder Vertragsende: vorher ummelden

1. Adresse erst nach dem Notartermin suchen. Die Geschäftsanschrift gehört in die Anmeldung. Klären Sie sie vorher, sonst verzögert sich die Eintragung.
2. Ein Postfach als Geschäftsanschrift angeben. Eine Postfachanschrift reicht für Handelsregister und Impressum nicht aus.
3. Das Fach nicht beschriften. Ohne eindeutige Zuordnung zur Firma kann Post nicht sicher zugestellt werden.
4. Die Post wochenlang liegen lassen. Mahnbescheid und Vollstreckungsbescheid haben Zwei-Wochen-Fristen – und Post gilt meist schon mit dem Einwurf als zugegangen, nicht erst mit dem Abholen.
5. Glauben, die Adresse bestimme das Finanzamt. Bei GmbH und UG entscheidet der Ort der Geschäftsleitung (§ 20 AO), nicht der Briefkopf.
6. Glauben, die Adresse senke Steuern. Gewerbesteuer folgt der Betriebsstätte (§ 4 GewStG), nicht der Anschrift. Klären Sie Steuerfragen mit Ihrer Steuerberatung.
7. Glauben, „i. G.“ schütze vor Haftung. Wer vor der Eintragung im Namen der Gesellschaft handelt, haftet persönlich – mit oder ohne Zusatz (§ 11 Abs. 2 GmbHG). Größere Verpflichtungen vor der Eintragung deshalb vorher besprechen.
8. Das Transparenzregister vergessen. Die Mitteilung ist Pflicht – unverzüglich und bei Änderungen.
9. Widersprüchliche Anschriften. Unterschiedliche Adressen in Register, Website und Bankantrag führen zu Rückfragen.
10. Ausweise per WhatsApp oder E-⁠Mail schicken. Ausweise gehören nicht in WhatsApp oder E-⁠Mail – Sie legen Ihren Ausweis einmal im Original bei uns vor.
11. Vertrag kündigen, aber nicht ummelden. Die alte Anschrift ist dann nicht mehr Ihre Geschäftsanschrift, Behörden und Gerichte schreiben aber weiter dorthin – es droht die öffentliche Zustellung.
12. Zu viel erwarten. Eine Geschäftsadresse ersetzt weder Buchhaltung noch Rechts- oder Steuerberatung. Und sie garantiert kein Bankkonto.

Betriebsstätte

Jede feste Geschäftseinrichtung, die der Tätigkeit eines Unternehmens dient und über die das Unternehmen nicht nur vorübergehend verfügen kann (§ 12 AO). Anknüpfungspunkt u. a. für die Gewerbesteuer.

c/o-Anschrift

Anschrift „bei“ einem Dritten. Nach dem OLG Hamm eintragungsfähig, wenn sie auf eine tatsächlich zustellungsbevollmächtigte Person verweist und keine Zustellmöglichkeit vortäuscht.

eGbR

Eingetragene Gesellschaft bürgerlichen Rechts. Seit 01.01.2024 im Gesellschaftsregister eintragbar (§§ 707, 707a BGB).

E-Rechnung

Rechnung in einem strukturierten elektronischen Format, das eine elektronische Verarbeitung ermöglicht (§ 14 Abs. 1 UStG). Eine PDF-Datei allein ist keine E-Rechnung.

Geschäftsanschrift, inländische

Die im Handelsregister eingetragene Anschrift, unter der zugestellt werden kann (§ 8 Abs. 4 Nr. 1, § 10, § 35 Abs. 2 GmbHG; § 29 HGB).

Geschäftsadresse

Alltagsbegriff; bei uns der Oberbegriff für das Produkt: Anschrift mit persönlichem Postfach und Postannahme.

Gesellschafterliste

Liste der Gesellschafter einer GmbH mit Name, Geburtsdatum, Wohnort und Beteiligung (§ 40 GmbHG), online einsehbar.

i. G. (in Gründung)

Zusatz für die Gesellschaft zwischen Notartermin und Eintragung. Er schützt nicht vor der persönlichen Haftung der Handelnden (§ 11 Abs. 2 GmbHG).

Ladungsfähige Anschrift

Anschrift, unter der eine Person oder Gesellschaft tatsächlich erreichbar ist und Schriftstücke zugestellt werden können.

Musterprotokoll

Vereinfachte, gesetzlich vorgegebene Gründungsurkunde für GmbH/UG mit bis zu drei Gesellschaftern und einem Geschäftsführer (§ 2 Abs. 1a GmbHG).

Öffentliche Zustellung

Zustellung durch Aushang bzw. elektronische Bekanntmachung, wenn an die eingetragene Anschrift und keine andere bekannte inländische Anschrift zugestellt werden kann (§§ 185 bis 188 ZPO, § 15a HGB).

Ort der Geschäftsleitung

Mittelpunkt der geschäftlichen Oberleitung (§ 10 AO). Bestimmt bei GmbH und UG das für die Körperschaftsteuer zuständige Finanzamt (§ 20 AO).

Postannahme

Entgegennahme von Post mit Postvollmacht, auch von Einschreiben; ohne gesonderten Auftrag kein Öffnen.

Postfach

Bei uns: physisches, abschließbares Fach für Briefpost, fest einem Unternehmen zugeordnet. Nicht zu verwechseln mit der Postfachanschrift der Post.

Postvollmacht

Schriftliche Erlaubnis, Sendungen für einen anderen in Empfang zu nehmen.

Sitz

Der im Gesellschaftsvertrag bestimmte Ort (§ 4a GmbHG, § 11 AO).

Transparenzregister

Register der wirtschaftlich Berechtigten von Gesellschaften (§§ 18 ff. GwG).

UG (haftungsbeschränkt)

Unternehmergesellschaft; GmbH mit weniger als 25.000 Euro Stammkapital, Volleinzahlung und Rücklagepflicht (§ 5a GmbHG).

Wirtschaftlich Berechtigter

Natürliche Person, die eine Gesellschaft letztlich besitzt oder kontrolliert (§ 3 GwG).

Diesen Ratgeber hat das Team von Gewerberaum Schönefeld zusammengestellt. Seit 2021 vermieten wir in Schönefeld reale Gewerbefläche mit Geschäftsadressen, Postfächern und Arbeitsplätzen – ausschließlich für Gründer, Selbstständige, Freiberufler, kleine Unternehmen und Holdings. Mehr über uns lesen Sie unter Über uns.

Fachleute für Ihre Fragen

Rechts- und Steuerfragen gehören zu Fachleuten. Auf Wunsch nennen wir Ihnen Kontakte zu Notariaten, Steuerberatungen, Rechtsanwälten, Gründungsberatern und Versicherungsmaklern aus unserem Netzwerk in der Region. Die Beratung erfolgt dann unabhängig durch diese Fachleute. Die Vermittlung ist für Sie kostenlos – wir erhalten dafür keine Provision und zahlen auch keine. Ihre Kontaktdaten geben wir nur auf Ihren ausdrücklichen Wunsch an Fachleute weiter. Öffentliche Anlaufstellen in der Region sind außerdem die IHK Cottbus mit ihrem Regionalcenter Dahme-Spreewald und das Gewerbeamt der Gemeinde Schönefeld.

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